De acuerdo con Bjornen y Ippoliti (2022) iniciar la participación de los profesores de investigación en iniciativas y servicios bibliotecarios es una dificultad bien conocida. Los autores señalan que, lamentablemente, encontraron esta limitación cuando desarrollaban servicios de gestión de datos de investigación en la Biblioteca de la Universidad Estatal de Oklahoma (OSU).
Los autores recibieron una financiación del Instituto de Servicios de Museos y Bibliotecas (IMLS) para implementar un proyecto que utilizó el mapeo del viaje del cliente y el pensamiento de diseño como un medio para obtener aportes directos junto con la participación de una cohorte de 27 profesores de los campos STEM (Ciencia, Tecnología, Ingeniería y Matemáticas por sus siglas en inglés) además de Ciencias Sociales, con la orientación de un consejo asesor de consultores con experiencia en gestión de datos y antecedentes en diversidad institucional.
La principal pregunta de investigación que los autores intentaron responder fue:
¿Cuál es el papel y el impacto de la biblioteca para ayudar a los investigadores a administrar sus datos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto?
Preguntas adicionales que fueron un subconjunto del tema más amplio incluyeron:
- ¿Los investigadores tienen un conjunto claro de objetivos con respecto a sus prácticas de gestión de datos?
- ¿Cuáles son las percepciones generales sobre el papel de la biblioteca como facilitadora de estos objetivos?
- ¿Conocen los investigadores los servicios bibliotecarios existentes? Si es así, ¿los están usando? ¿Por qué o por qué no?
- ¿Cuáles son las barreras específicas que les impiden usar los servicios de la biblioteca?
La razón por la que los autores eligeron estas metodologías (mapeo del viaje del cliente y el pensamiento de diseño) fue para obtener una visión directa de los desafíos, los puntos débiles y las prioridades de los investigadores, y para brindarnos una forma de identificar las necesidades que no podrían explorarse mediante el uso de encuestas únicamente.
El mapeo del viaje del cliente les permitió capturar sus pensamientos, sentimientos y percepciones de los desafíos de gestión de datos de los investigadores al mapear literalmente sus procesos y decisiones en el curso del ciclo de vida de la investigación (producción de datos, análisis/interpretación de datos y almacenamiento de datos).
Es un proceso para que los participantes documenten sus objetivos y prácticas a lo largo del ciclo de vida de la investigación. Los resultados de este proceso luego se usaron para sesiones de pensamiento de diseño para poder desarrollar flujos de trabajo y servicios para satisfacer las necesidades de datos identificadas.
«El investigador documenta los pasos tomados en cada fase del proyecto en lugar de simplemente hablar sobre ellos, lo que le ayuda a aclarar su propio pensamiento sobre cada fase».
Finalmente, el proceso de pensamiento de diseño les ayudó a destilar los temas identificados en los mapas y a diseñar soluciones en colaboración para abordar los problemas, en lugar de recopilar datos en el vacío y luego diseñar actividades que podrían o no ser útiles.
Desarrollo de un marco de gestión de proyectos
Una de las lecciones más importantes que los autores dicen haber aprendido a través de este proceso es que su proyecto se trataba más de trabajar con personas y desarrollar relaciones que cualquier otra cosa.
Según afirman, sintieron que tenían experiencia que podían compartir y los resultados indicaron que los investigadores estaban mucho más dispuestos a discutir cómo se podrían asociar después de que entendieron lo que se les ofrecía.
Bjornen y Ippoliti (2022) señalan que, las bibliotecas que deseen utilizar una metodología similar pueden comenzar considerando qué servicios ya existen que respaldan los servicios de datos de investigación (RDS por sus siglas en inglés), tanto en la biblioteca como en otras organizaciones en el campus.
Si la biblioteca ha ofrecido talleres de manejo de datos, por ejemplo, los autores sugieren comunicarse con los asistentes para ver si están dispuestos a participar como parte de su equipo. Argumentan que este es un buen punto de partida para ayudar a establecer credibilidad en la experiencia en datos de la biblioteca.
Proponen otras cosas a considerar: En general, ¿tiene buena comunicación con los investigadores? ¿Hay otras conexiones existentes a las que se pueda recurrir? ¿Qué experiencia previa está disponible entre los bibliotecarios? ¿Existe un apoyo organizacional más amplio para este tipo de servicios? Si está comenzando desde cero, es posible que se pregunte cómo puede hacer este trabajo.
Conceptos básicos de gestión y planificación de proyectos
¿Qué es la gestión estratégica de proyectos? La premisa de este tipo de gestión de proyectos es que los proyectos deberían funcionar para lograr las metas y los objetivos descritos en su estrategia de gestión de datos al garantizar que las actividades realmente puedan ayudar a respaldar las metas de su programa o iniciativa de datos de investigación y que cuenten con los recursos adecuados.
Un programa de datos de investigación debe tener objetivos claramente delineados, y para cada objetivo debe haber al menos un elemento de acción o proyecto para respaldar su progreso o finalización, junto con medidas claras de desempeño para evaluar el progreso.
Si puede trazar una línea clara desde sus proyectos hasta las áreas o iniciativas que pretende mejorar, es un fuerte indicador de alineación. Luego, cada proyecto debe tener el nivel adecuado de apoyo, ya sea que se traduzca en personal, tiempo o financiamiento.
Cada proyecto necesita un patrocinador o propietario que pueda garantizar que el proyecto va por buen camino. Cada objetivo del programa de datos de investigación tendrá su propia combinación de proyectos, por lo que querrá coordinarlos en términos de plazos, personal y logística para asegurarse de que no compitan por el tiempo y la atención. Además, querrá pensar en la logística de cómo se crea un proyecto de principio a fin (Bjornen & Ippoliti, 2022).
Un Memorando de Entendimiento (por sus siglas en inglés Memorandum of Understanding) (MOU; ver Essmiller, 2019 para un MOU de muestra) y un acta de constitución del proyecto son útiles para delinear los parámetros del proyecto. Es de un proyecto de recursos abiertos, pero muchos de los elementos son aplicables en términos de roles y responsabilidades, así como entregables.
Por lo general, un MOU está diseñado para especificar quién hace qué en el proyecto y para proporcionar alguna dirección sobre cómo se realizará el trabajo, así como qué sucede si alguna de las partes no puede completar el trabajo como se planeó inicialmente.
Bjornen y Ippoliti (2022) afirman que este enfoque brinda responsabilidad para que todos tengan claro cuáles son las expectativas del proyecto y minimiza las sorpresas durante el proyecto en sí. Los memorandos de entendimiento también pueden especificar quién paga qué parte del proyecto, quién posee los datos o la información relacionada con el proyecto, qué software o recursos se pueden usar y detalles logísticos similares.
Sugieren que un acta de constitución del proyecto lo ayudará a delinear los objetivos, los plazos y los hitos del proyecto. y los recursos necesarios. Esto comienza definiendo una visión para el proyecto que detalla los problemas que abordará este proyecto, las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo, los plazos y los objetivos, y las actividades reales que componen el proyecto.
Además cada proyecto debe tener un presupuesto asociado que puede incluir cosas como contratar a un especialista, ofrecer propinas, desarrollo profesional u otras formas de compensación. También se puede necesitar financiación para cosas como el almacenamiento y el intercambio de datos, software específico o cargos de repositorio, y la inclusión de conjuntos de datos en artículos publicados que pueden o no tener una tarifa adicional para publicar en una revista de acceso abierto.
Señalan que cualquier proyecto también debe incluir una publicación transparente y documentación accesible y proceso de comunicación. ¿Dónde se almacenarán y accederán los documentos? ¿Cómo se gestionará el control de versiones? ¿Quién proporciona retroalimentación y cómo? Esto también es parte de la estrategia general de comunicación que debe discutirse al comienzo del proyecto.
Si los socios son nuevos y esta es la primera vez que un grupo trabaja en conjunto, esto puede ser especialmente importante. Será necesario dedicar tiempo a clarificar y comprender la dinámica del equipo que puede marcar una gran diferencia para el éxito del proyecto, independientemente de lo bien organizados que puedan estar los demás elementos. Si las personas no tienen claro lo que se espera de ellas y hay desacuerdos sobre cómo deberían funcionar las cosas, el proyecto no llegará muy lejos.
Las estrategias de comunicación cambiarán con el tiempo a medida que evolucione el proyecto. Lo más probable es que el conflicto surja antes en el proyecto a medida que se definen y negocian los flujos de trabajo, los roles, etc., por lo que será necesario reservar tiempo para conversaciones francas sobre cómo funciona el equipo en general y sobre el trabajo en sí (Bjornen y Ippoliti, 2022).
Considere realizar algunas actividades de trabajo en equipo junto con el desarrollo para fortalecer las relaciones y generar confianza. Roger Schwarz (2013) describe cómo los equipos pueden comunicarse de manera efectiva. Esto comienza expresando puntos de vista, razonamiento e intención, y centrándose en la resolución de problemas en lugar de culpar. Se debe compartir toda la información relevante, especialmente si las cosas no van según lo planeado y se deben hacer ajustes en el camino.
El equipo debe ponerse de acuerdo sobre cómo manejar los temas difíciles y cómo probar las suposiciones, y debe desarrollar conjuntamente una resolución o discutir y acordar los próximos pasos. Es posible que se deba implementar un modelo de toma de decisiones más formal según la complejidad del proyecto en cuestión y cuando sea necesario documentar qué decisiones se tomaron, cómo se tomaron y cuáles fueron los resultados (Stein, n.d.).
Comience la sesión de discusión con una nota positiva al hablar sobre lo que salió bien del proyecto. Esta también es una buena oportunidad para pensar qué elementos podría querer mantener o revisar si han tenido éxito. La retroalimentación debe ser de naturaleza constructiva y debe centrarse en la resolución de problemas o la búsqueda de soluciones, aunque sea retroactivamente, para cosas que podrían haber ido mejor. Una forma de manejar este tipo de discusión es seguir el modelo «Me gusta, deseo, qué pasaría si», que permite que la reflexión se centre en los problemas en lugar de lo que personas específicas podrían haber hecho o no (Roy, 2020).
La sección «Qué pasaría si» presenta una oportunidad para que el equipo considere ideas adicionales que pueden hacer avanzar el proyecto a la siguiente fase o proporcionar ideas para un momento posterior. Este es un momento para pensar creativamente sobre lo que viene a continuación o simplemente para decir que este proyecto está completo, esto es lo que aprendimos y estamos listos para seguir adelante.
Finalmente, querrá hacer algún tipo de informe y reflexión al final de el proyecto, que para los autores, fue un impulsor importante de cómo imaginaron este conjunto de herramientas y los próximos pasos en términos de un mayor desarrollo de los servicios de datos en OSU.
Esto puede enfocarse tanto en aspectos estratégicos como logísticos. ¿Cumplió el proyecto con los objetivos descritos en el estatuto? ¿Por qué o porque no? ¿Cuáles fueron los logros y los desafíos? ¿Cuáles fueron las lecciones aprendidas? ¿Cómo se actualizarán, conservarán y harán accesibles estos conjuntos de datos y los materiales que los acompañan? ¿Qué podría haberse manejado de manera diferente?
Los informes tienden a centrarse en los aspectos negativos, pero el uso del modelo «Me gusta, deseo, ¿Qué pasaría si?» permite un flujo libre de ideas que luego pueden preparar el escenario para los próximos pasos, ya sea que impliquen finalizar el proyecto por completo, pasar a una nueva fase, o agregando a un programa o servicio existente (Bjornen y Ippoliti, 2022).
Creación de un equipo de proyecto
Los autores argumentan que un equipo de proyecto sólido no solo aportará una amplia gama de experiencia y conocimientos, sino que garantizará que haya el personal adecuado para cerrar el proyecto. Señalan que su equipo central estaba compuesto por dos bibliotecarios del equipo de servicios de investigación y aprendizaje, un bibliotecario de servicios digitales y un estudiante graduado contratado para administrar la documentación del proyecto y ayudar con el análisis de datos cualitativos.
Los autores sugieren que al formar un equipo de proyecto, puede ser útil considerar no solo a los bibliotecarios, sino también a otros en todo el campus que hayan trabajado para apoyar los servicios de investigación. Informática de investigación y TI, la universidad de posgrado, la oficina de investigación del campus, el apoyo de investigación departamental, el repositorio institucional y los servicios digitales o web son todos lugares que pueden haber establecido o considerado crear servicios de investigación.
Así mismo, reclutar a miembros del equipo de estas organizaciones puede ayudar a ampliar el compromiso y brindar otras perspectivas. ¿Están las piezas del servicio de datos de investigación en su lugar? ¿Puede colaborar para construir sobre estas piezas? ¿Qué habilidades puede aportar cada miembro al equipo?
También es posible que desee establecer un consejo asesor para brindar orientación y supervisión.
¿Qué roles deben estar representados? Considere comunicarse con instituciones con un perfil similar que hayan tenido éxito en el establecimiento del servicio de datos de Investigación.
¿Existen otros roles que puedan ayudar a mantener las cosas encaminadas? Considere de antemano cuánto tiempo podría ser necesario, qué reconocimiento puede dar y cómo planea comunicarse.
¿Habrá un horario regular de reuniones? Configúrelo con suficiente antelación para que esté en el calendario de todos. Finalmente, asegúrese de comunicar claramente todas las expectativas. Realización de una evaluación de necesidades.
Realización de una evaluación de necesidades
Existen muchos enfoques para identificar las necesidades de los investigadores y los patrocinadores. Los dos que se usaron para este proyecto. Son de naturaleza cualitativa e implican un alto grado de interacción y participación del usuario, lo que funciona bien si desea obtener una visión detallada de cómo los investigadores trabajan con los datos y cómo puede ayudar la biblioteca.
El Nielsen Norman Group (NN/g) tiene un sitio web integral con información práctica sobre los tipos más populares de actividades de experiencia del usuario, como el mapeo del recorrido del cliente (Gibbons, 2018).
Mapeo del viaje del cliente
Los mapas de viaje del cliente generalmente implican identificar la actividad en cuestión y luego pedir a los participantes que completen los pasos que toman para realizar la actividad, así como los problemas, pensamientos y emociones que encuentran (Hover, 2020).
Se adaptaron los mapas al ciclo de vida de los datos de investigación como se describe anteriormente.
«Una lección del proyecto fue que las plantillas estáticas que crearon podrían mejorarse pidiéndoles a los investigadores que las completen mientras trabajaban, en lugar de pedirles que recreen los procesos después del hecho»
Para los propósitos del proyecto, este es el primer paso en el proceso de pensamiento de diseño como se describe a continuación. Este es un método mucho más directo de recopilar las experiencias reales de los investigadores en lugar de escucharlas indirectamente.
El mapeo del viaje del cliente implica los siguientes pasos generales:
• Comprender su personalidad de usuario «típica» para que pueda extrapolar de unos pocos a la población general.
• Identificar la línea de tiempo (¿es un evento único o ocurre en un período de tiempo más largo?)
• Identificar puntos de contacto, es decir, todas las cosas y personas con las que interactúa el usuario para un elemento en particular o, en este caso, sus procesos de datos.
• Hacer preguntas abiertas para ayudar a los usuarios a completar sus propios pensamientos y comentarios.
El pensamiento de diseño (Design tinking)
El pensamiento de diseño es un proceso creativo basado en la generación y superposición de ideas que surgen de un concepto que suele ser abstracto y desordenado. Hay cinco elementos básicos para el pensamiento de diseño adaptados del Instituto de Diseño de Stanford, ampliamente acreditado como líder en pensamiento de diseño.
Un ejemplo de un proceso de pensamiento de diseño podría tener varias etapas: descubrimiento, interpretación, ideación, experimentación, reflexión y evolución (Dam, 2021). Los pasos no son lineales. Pueden ocurrir simultáneamente y pueden repetirse.
También hay un fuerte elemento de experimentación involucrado y el «fracaso» se ve como una oportunidad para aprender en lugar de algo que debe evitarse. La investigación de diseño también enfatiza la necesidad de intervenciones basadas en la identificación del problema y una evaluación posterior del éxito de estas medidas.
- Descubrir: Define tu público objetivo y tu objetivo. ¿Quiere encontrar información sobre un tema específico, recopilar opiniones o, como en nuestro caso, determinar los desafíos de los investigadores en el manejo de sus datos?
- Interpretación: comparta las cosas que le resultaron más interesantes una vez que haya recopilado la información deseada. Vuelve a revisar las preguntas con las que comenzaste. ¿Cómo se relacionan sus hallazgos con su desafío?
- Ideación: Invite a un grupo diverso de personas para que le ayuden a generar ideas sobre las soluciones a los desafíos que identificó en el paso anterior.
- Experimentación: una vez que tenga una lista de posibles soluciones, defina qué probar y cómo probarlo.
- Reflexión: reúna a su equipo para comenzar a analizar los comentarios que recibió; discuta las reacciones que recibió a su prototipo o piloto.
- Evolución: Piensa en cómo quieres medir el impacto. Planifique cómo realizar un seguimiento de estos indicadores y qué significan para medir el impacto y el éxito.
Diseño centrado en la equidad
Este tipo de enfoque es una variante del pensamiento de diseño. El pensamiento de diseño ha sido criticado por ser de talla única con una tendencia a pasar por alto problemas complejos. Natasha Iskander menciona que:
“el pensamiento de diseño privilegia al diseñador por encima de las personas a las que sirve y, al hacerlo, limita la participación en el proceso de diseño” (2018).
Ella continúa argumentando que abordar estos desafíos relega el trabajo de diseño a quienes están en el poder, siendo esas personas las únicas que pueden ofrecer soluciones (Iskander 2018).
El diseño centrado en la equidad puede ayudar a identificar brechas y sesgos inconscientes en el plan de su proyecto. ¿Hay tipos de investigación o becas que no incluiste? ¿Herramientas que son más populares entre algunas comunidades y no muy conocidas en otras? ¿Lenguaje restrictivo?
Un problema constante que encontraron los autores es que los humanistas a menudo se sienten excluidos por las terminologías que se usan comúnmente en las ciencias cuantitativas. El sitio web de Stanford proporciona actividades adicionales que puede utilizar para ayudar a crear una comprensión compartida de los desafíos que enfrentan sus usuarios que puede abordar a medida que avanza en cada paso y genera soluciones, luego las implementa y recopila comentarios adicionales a medida que prueba estas ideas y construye. sobre lo que estás aprendiendo. Este tipo de proceso se centra en el primer paso del proceso de diseño, el descubrimiento, que se centra en generar empatía por los usuarios mediante el examen de los sesgos y las estructuras de poder inherentes a nuestros enfoques (Stanford d school, n.d.). Implican:
- Crear conciencia sobre el impacto de nuestras creencias y prejuicios en la medida en que se relacionan con nuestros usuarios y su contexto.
2. ¿Quiénes somos y quiénes son nuestros usuarios y de dónde viene cada uno (perspectiva)?
3. Hacer poder dinámica explícita.
4. ¿Cuáles son los desafíos de equidad a los que nos enfrentamos?
5. ¿Cómo puede la colaboración ayudar a abordar estos desafíos?
La guía ACRL Fostering Change proporciona un ejercicio que profundiza en las preguntas que se pueden hacer para abordar algunos de estos temas generales y se puede aplicar al desarrollo de un programa de datos de investigación (Marshall et al., 2020). ¿Qué sesgos están afectando la forma en que recopila datos? Por ejemplo, ¿está enmarcando las preguntas de la encuesta o del grupo focal de una manera que enfatice las desigualdades existentes? ¿Hay voces y/o perspectivas que podrían quedar excluidas del proceso de desarrollo, como estudiantes, profesores adjuntos o profesores? ¿Cómo afecta su condición precaria en términos de recursos y tiempo a su capacidad de participación? ¿Tiene una variedad lo suficientemente amplia en los tipos de disciplinas y datos que desea recopilar? ¿Cómo puede comprender mejor quiénes son sus usuarios y cuáles son sus desafíos? ¿Cómo puede generar confianza con ellos para que le brinden comentarios significativos y auténticos? ¿Cómo puede asegurarse de que su(s) modelo(s) refleje(n) sus poblaciones de usuarios y sus necesidades?
Esto es especialmente importante al trabajar con comunidades/poblaciones insuficientemente representadas. ¿Cómo puede integrar la retroalimentación en su diseño para que esté realizando cambios que sean realmente valiosos? ¿Cómo se han abordado los sesgos que descubrió al comienzo de este proceso? Si no lo han hecho, ¿qué puede hacer para cambiar eso?
Alcance y construcción de relaciones
Mejorar los servicios de datos de investigación mediante la participación de investigadores parece que debería ser un proyecto popular. Sin embargo, puede encontrar que hacer que los investigadores se comprometan es más desafiante de lo que espera.
Al planificar su proyecto, determine cuántos participantes necesita y comience la divulgación. Puede comenzar con las partes interesadas que han trabajado bien con la biblioteca en el pasado. También puede considerar expandir su grupo para incluir no solo investigadores de la facultad, sino también estudiantes, posdoctorados y asociados de investigación, ya que pueden brindar una perspectiva diferente que sería beneficiosa para determinar cómo estructurar tanto su proceso de desarrollo como el programa. sí mismo.
Solicite recomendaciones de colegas con investigaciones intensivas de datos o becas y haga un seguimiento con cualquiera que haya ayudado con preguntas de referencia relacionadas con la investigación o apoyo. Los grupos en el campus, como el comité de investigación del consejo de profesores o cualquier grupo de investigación disciplinario o departamental, pueden estar interesados y brindar apoyo, y recuerde comunicarse con los campus satélites o las cooperativas de investigación.
Es probable que los grupos que están bajo el radar tengan la mayoría de las necesidades insatisfechas, y deberían ser un enfoque principal para garantizar la mayor inclusión posible. Recuerde reclutar en exceso porque indudablemente tendrá deserción.
Desarrolle un plan de comunicaciones para que su mensaje sea consistente y su alcance sea exhaustivo. Este plan debe incluir información sobre el mensaje en sí, quién es su audiencia, cuáles son sus objetivos de comunicación, quién escribe el mensaje, a través de qué canales de comunicación se distribuirá el mensaje y el momento y la frecuencia.
Su mensaje cambiará dependiendo de su audiencia y canales de distribución, y será importante ser flexible y utilizar múltiples modalidades, así como enviar recordatorios y actualizaciones. Cree una descripción concisa que incluya los beneficios de la participación con fechas preliminares para cada componente principal, así como un compromiso de tiempo estimado y cualquier incentivo, como estipendios o financiamiento para el desarrollo profesional.
No olvide las reuniones informativas o las jornadas de puertas abiertas, preferiblemente con refrigerios si es posible, como parte de este enfoque. Puede generar entusiasmo inicial y fortalecer las relaciones a través de un evento y luego hacer un seguimiento a través de otros métodos.
Conclusión
Bjornen y Ippoliti (2022) Concluyen que, comenzar un nuevo programa de servicios de datos de investigación puede ser una tarea desalentadora, y puede parecer que mucho depende del azar y del contexto organizacional en términos de reclutar participantes, desarrollar asociaciones y establecer un marco de referencia.
Los problemas de la biblioteca y la capacidad del personal, el interés de los participantes y el apoyo institucional pueden marcar la diferencia en la forma en que se estructura el programa, así como en su éxito general.
Bibliografía
Essmiller, K. (2019, May 24). Memorandum of understanding for the Oklahoma State University Libraries Open Textbook Incentive Program: Hack your syllabus. Open Science Framework. https://osf.io/3wd8t/
Bjornen, K. K., & Ippoliti, C. (2022). Making it Better: A Project Management Framework for Creating a Research Data Services Program. University of Alberta Libraries. 10.29173/istl2623
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Hover, K. (2020, June 6). How to create a customer journey map. NG Data. https://www.ngdata.com/how-to-create-a- customer-journey-map/
Iskander, N. (2018, September 5). Design thinking is fundamentally conservative and preserves the status quo. Harvard Business Review. https://hbr.org/2018/09/design-thinking-is-fundamentally-conservative-and-preserves-the-status-quo
Marshall, B., Cook, D., & Ippoliti, C. (2020). Fostering change: A team-based guide. Association of College and Research Libraries. https://www.ala.org/acrl/sites/ala.org.acrl/files/content/publications/booksanddigitalresources/digital/FosteringChange.pdf
Roy, S. (2020, December 29). The I like, I wish, what if activity & template. Conceptboard. https://conceptboard.com/blog/i-like-i-wish-what-if/
Schwarz, R. (2013). Eight behaviors for smarter teams. Roger Schwarz & Associates. https://cdn.csu.edu.au/__data/assets/pdf_file/0008/917018/Eight-Behaviors-for-Smarter-Teams-2.pdf
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